V-SYSTEMS BVBA (verder “V-SYSTEMS” of “wij”) neemt uw rechten bij gegevensverwerking ernstig. In dit document legt V-SYSTEMS uit hoe het uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en gebruikt. Ze vormt aldus het algemene beleid van V-SYSTEMS op het vlak van gegevensverwerking.
De verantwoordelijke voor de verwerking is V-Systems, Ter Mote 16 te 9850 Nevele met ondernemingsnummer BE0450 939 934.
Voor vragen bij deze verklaring en ons beleid kan u steeds contact opnemen met het informatieveiligheidsteam (IVT) via GDPR@vt-invest.be. Voor vragen die meer zijn dan een vraag om inlichtingen kunnen wij u vragen u te identificeren, zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken.
Wanneer en voor welke doeleinden verzamelt en verwerkt V-SYSTEMS gegevens?
V-SYSTEMS verzamelt en verwerkt gegevens over u wanneer u als klant op ons een beroep doet voor het uitvoeren van werken en/of het produceren en leveren van materialen, de aankoop van vastgoed, wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrief of wanneer u op een andere manier met ons contact opneemt. Die activiteiten vatten we samen onder de noemer “klantenbeheer” en betreffen met name de uitvoering van de projecten die wij met u sluiten.
Bent u leverancier/onderaannemer, dan verwerken wij uw gegevens of die van uw contactpersonen in het kader van de levering van producten of diensten, voor het generieke doeleinde “leveranciersadministratie”. In dat geval is het ook mogelijk dat wij uw gegevens meenemen in onze werkplanning, samen met de gegevens van onze eigen medewerkers.
Verder verwerken wij uw gegevens, als klant of als leverancier/onderaannemer, bij het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten. Dit vormt het doeleinde “boekhouding”.
In sommige gevallen verwerken wij uw gegevens, als prospect, d.i. een persoon die nog geen contact of contract met ons heeft, ook met de bedoeling u onze diensten voor te stellen (direct marketing).
Daarbij kunnen wij u ook contacteren om u informatie te verstrekken in verband met producten en diensten van andere ondernemingen die tot de VT-Invest groep behoren en waarvan V-SYSTEMS deel uitmaakt. Op verzoek via GDPR@vt-invest.be kan u een overzicht van deze groepsbedrijven bekomen of u kan www.vt-invest.be raadplegen.
Tot slot kan het zijn dat wij gegevens over u verwerken omdat dat van belang is of kan zijn voor onze activiteiten, bijvoorbeeld om op uw advies of diensten beroep te kunnen doen. Deze activiteiten omschrijven we als “communicatie” of “public relations”.
Welke gegevens verzamelt en verwerkt V-SYSTEMS?
Klantgegevens
Het gaat over de gegevens die u ons meedeelt en die wij nodig hebben voor de uitvoering van het project waarvoor u op ons beroep doet, zoals uw naam, adres, telefoon- en gsm-nummer, e-mailadres en professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam en btw-nummer, de gegevens over uw gezinssamenstelling en alle andere gegevens in dat verband. Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van uw architect of andere partijen waar u mee samenwerkt.
De gegevens kunnen ook betrekking hebben op uw interesses in of plannen voor een toekomstig project.
Gegevens van leveranciers en onderaannemers
Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie.
Voor het vervullen van bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen (elektronische aanwezigheidsregistratie, 30-bis aangifte van de werken, kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens bezorgt om uw aanwezigheden te registreren (zoals EID-gegevens, Limosa nummer,…)
Hoe verzamelt V-SYSTEMS uw gegevens?
Uw gegevens verzamelen wij wanneer u daartoe (papieren dan wel elektronische) formulieren invult. Soms gebeurt dat via overhandiging van documenten en plannen, een gesprek, telefonisch contact of mailuitwisseling.
Normaal verkrijgen wij die gegevens rechtstreeks van u. Soms kan het ook zijn dat wij ze onrechtstreeks verkrijgen. Dat is het geval met gegevens over medewerkers van leveranciers/onderaannemers die actief zijn op onze werven en die we bekomen van de leveranciers zelf.
Ook bij direct marketing komt het voor dat wij uw gegevens verkrijgen bij derden.
Als u onze website bezoekt, maken wij daarbij gebruik van cookies waarover u meer informatie kan vinden via onze cookiepolicy die op onze website wordt gepubliceerd. Dat doen wij in het bijzonder om de inhoud en het gebruiksgemak van die website zoveel mogelijk af te stemmen op u als gebruiker ervan. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van een website en de inhoud ervan en om u in staat te stellen om gebruik te maken van de interactieve toepassingen en diensten op deze website.
Werven kunnen ook uitgerust worden met camera’s. De beelden hiervan kunnen gebruikt worden voor diverse doeleinden (bewaking, werfopvolging, promotie en publiciteit, ...). Het valt hierbij niet uit te sluiten dat personen herkenbaar in beeld komen. Deze beelden kunnen onbeperkt in de tijd worden bewaard.
Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens door V-SYSTEMS?
In beginsel verzamelen en verwerken wij uw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw opdracht en het contract dat wij met u sluiten. Dat is ook de grondslag voor de verwerking van gegevens over klanten, leveranciers/onderaannemers en voor de verwerking “boekhouding”.
Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, zoals bij direct marketing, klantentevredenheidsenquêtes en communicatie/public relations, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen.
Worden de gegevens meegedeeld aan derden?
Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt in het kader van klantenbeheer, leveranciersbeheer, werkplanning, boekhouding en communicatie/public relations door de dienst/verantwoordelijke die instaat voor deze activiteiten.
Ze kunnen voor bepaalde punctuele diensten of opdrachten worden doorgegeven aan verwerkers / leveranciers / onderaannemers waar wij een beroep op doen, zij het altijd onder onze controle.
Behoudens verzet van uw kant kunnen ze ook worden gedeeld met de andere ondernemingen van de VT-Invest groep waar V-SYSTEMS deel van uitmaakt.
Soms zijn wij verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of wanneer overheidsinstanties die daartoe het recht hebben, bij ons gegevens opvragen. In dat geval gaan wij na of aan de voorwaarden om gegevens op te vragen is voldaan.
Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen of internationale organisaties.
Dat kan mogelijks wel gebeuren in het kader van contracten voor Cloud services die wij afsluiten. Dan worden uw gegevens mogelijk opgeslagen op servers in derde landen. In dat geval zorgen wij ervoor dat de provider van die diensten gevestigd is in een derde land met een adequaat beschermingsniveau of dat er met die provider een overeenkomst ter bescherming van uw rechten wordt gesloten.
Duur van de verwerking
De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt minstens voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben en de wettelijke voorschriften.
Soms kan het voorkomen dat wij uw gegevens onbeperkt in de tijd bijhouden.
Technische en organisatorische maatregelen
Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang, diefstal of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
In geen geval kan V-SYSTEMS aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
Toegang door derden
Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze beleidsnota.
Uw rechten
U kan de gegevens die wij over u verwerken, steeds inkijken en, indien nodig, laten verbeteren of wissen. Daartoe volstaat het dit aan te vragen bij het IVT via GDPR@vt-invest.be. Wij vragen om een bewijs van uw identiteit toe te voegen, dit om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft.
Als wij uw gegevens verwerken met het oog op direct marketing, kan u zich hiertegen te allen tijde verzetten. Daartoe volstaat het contact op te nemen met het IVT via GDPR@vt-invest.be of gebruik te maken van de mogelijkheid tot uitschrijven via de nieuwbrief.
Als uw gegevens worden meegedeeld aan de andere ondernemingen van de VT-Invest groep waar V-SYSTEMS deel van uitmaakt, kan u zich ook daartegen verzetten, op hetzelfde adres.
Indien u het niet eens bent met de manier waarop V-SYSTEMS uw gegevens verwerkt, kan u steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be), Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.
Wijzigingen
V-SYSTEMS behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website worden gepubliceerd.
Nog vragen?
Indien u na het lezen van deze beleidsnota verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met het IVT via GDPR@vt-invest.be.
